• Il cliente, operante nel settore alimentare, aveva la necessità di riorganizzare il calendario ed il monitoraggio dei corsi di formazione dei propri dipendenti.Il programma utilizzato in precedenza, infatti, si era rivelato rigido e poco efficiente. Per l’industria alimentare, inoltre, il monitoraggio dei corsi di formazione è particolarmente critico, in quanto il settore è soggetto ad una serie di obblighi formativi, con scadenze e normative, in parte variabili dalle zone e ATS di competenza.

LA SOLUZIONE:

Si è provveduto alla realizzazione con ARXivar di una soluzione che partiva dall’anagrafica dei dipendenti, integrando l’elenco dei corsi selezionati dall’ufficio personale.

Il sistema è stato realizzato per permettere una doppia visualizzazione, sia lato dipendente (corsi effettuati, corsi da effettuare) sia lato corsi (risorse iscritte, risorse che hanno partecipato, risorse che necessitano di partecipare per ragioni normative o di sicurezza).

I corsi sono stati organizzati in:

• Tipo corso
• Dipendenti che lo devono sostenere in base alla figura professionale/ ruolo aziendale (ad esempio per alcuni è obbligatorio il corso HACCP, invece la formazione relativa alla sicurezza è obbligatoria per tutti i dipendenti)
• Normativa e scadenze relative ai diversi corsi

La soluzione è stata strutturata per permettere alle persone dell’HR di aggiungere agevolmente le persone che devono partecipare ai vari corsi e di avvisarle con un messaggio automatico, completo di tutti i dettagli (luogo, data, orario, durata). I dipendenti, al termine del corso, devono allegare attestato di partecipazione, fondamentale per dimostrare la loro presenza ed evitare di incorrere in multe. E’ stato previsto un aggiornamento automatico della scheda dipendente con la data di partecipazione al corso, la validità dello stesso e la scadenza.

BENEFICI:

• Il sistema ha assicurato una sensibile riduzione della parte manuale, prima decisamente onerosa, riducendo contestualmente i margini di errore.L’automatizzazione dell’invio delle e-mail ai partecipanti al corso ha permesso una razionalizzazione dell’archivio delle comunicazioni inviate, attestando contemporaneamente la data di invio delle comunicazioni stesse.L’invio automatico di avvisi (cambio data, luogo, orario) ha azzerato eventuali dimenticanze.La doppia visualizzazione garantisce il monitoraggio dello stato dell’arte sia in funzione dei corsi effettuati o dei corsi da effettuare per ogni dipendente, che lato corsi, migliorando l’efficienza del processo di assegnazione e riducendo gli errori legati alle date di scadenza dei corsi, in base alle diverse normative.